企業的行政事務處理往往有許多非正式的訊息需要紀錄，例如「留言」。
如果通過mail往往會有沒有讀取或遺漏的狀況，通常有事需留言給同仁或部門時，需要追蹤，回覆狀態或移轉給其他人員。

依留言的內容定義高中低重要性
實際的處理狀態一目了然
移轉給其他相關人事
鉅細靡遺的報表查閱